10 Herramientas para organización del trabajo

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Las 10 herramientas para organización del trabajo es un resumen para elegir la que más le convenga al empresario y al negocio.

Organizar el trabajo, suele ser una tarea difícil de mantener, requiere de mucho sacrificio y constancia.

Acá les compartimos algunas ideas para aplicar.

Hoy en día, existen una gran cantidad y variedad de cosas por hacer, y en ocasiones no sabemos por dónde empezar.

Todo se vuelve urgente y de un día para el otro, y al parecer, no tenemos el tiempo suficiente para hacerlo y sobre todo, hacerlo bien.

Siempre proyectamos hacerlo de esa forma, que esté perfecto para la presentación o para enseñárselo al jefe/cliente o para uno mismo.

Ahí nos gustaría mencionar que todo lo urgente o pendiente que pueda existir, nada vale la pena más que tu salud emocional/física.

Las 10 herramientas para organización del trabajo van depender de la estructura de la compañía.

No todas las herramientas están hechas para utilizarlas.

Es por eso, que se debe a analizar si estás 10 herrameintas para organización del trabajo sirve para su negocio.

Antecedentes

Hemos tenido la oportunidad de conocer excelentes profesionales, que se vuelven apasionados al trabajo y eso, los va consumiendo.

Y claro, no todos los trabajos son así.

Eso no quiere decir que uno sea mejor que el otro, sino que simplemente, son diferentes estructuras corporativas.

Al final del día, las dos empresas necesitan que sus empleados cumplan con los tiempos específicos.

Entonces, ¿cómo lo podemos hacer?


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Para empezar, debemos de tener claro las prioridades al momento de realizar un trabajo.

Si te encuentras bajo dependencia, esas prioridades te las ofrece tu jefe o sino tu cliente.

Y ahí empezamos con el primer paso: PROCESO

Proceso para realizar mi trabajo.

Si uno le pregunta a una vendedor de zapatos, ¿cómo vender zapatos?

Es probable que nos indique cuál es el paso a paso que él realiza para vender su producto.

Pueden revisar esta presentación para tener una mayor conocimiento acerca de procesos de trabajo.

Existe una gran cantidad de procesos para realizar el trabajo, de cualquier índole.

Es por eso, lo que busca la gente son las cualidades y aptitudes que puede tener la persona para ejecutar dicho trabajo.

Y si es posible, tener la mejor actitud para hacerlo.

Podrá tener las habilidades necesarias pero sí es un estólido, lo seguirá siendo en donde sea y cuando sea.

Y para organizar, necesito tener claro mi proceso.

Creación de proceso de trabajo

Podríamos utilizar el Business Process Management (Gestión de procesos de negocios), que no es más, la sucesión de pasos para determinar un proceso en general.

Antes de empezar a implementarlo debemos de tener claro cuál es mi objetivo.

Como por ejemplo: ¿Cuál es mi aporte a la segmento de mercado en el cual participo?.

Con el objetivo claro, podemos empezar a definir;

Diseñar el proceso actual de trabajo

Acá, lo que debemos de hacer es explicar al detalle cada paso que hacemos para poder realizar el trabajo (producto/servicio).

Modelar el proceso de trabajo

Colocamos todas las variables posibles para determinar, qué ocurre en cada proceso de trabajo.

Ejecutar

Sin la ejecución, no vamos a poder determinar qué estamos haciendo bien o mal.

Monitorear

Necesitamos realizar un constante monitoreo de las cosas para conocer, dentro de la cadena de trabajo, en dónde podemos mejorar.

Optimizar

Debemos de mejorar, cada día nuestro proceso de trabajo. Una constante innovación, nos llevará a ser mejores.


“El proceso no es una cosa que forma parte de tu negocio. El proceso es tu negocio.”

Hamed Qahri-Saremi.

Si eres un empleado, es muy probable que te indiquen una hoja de proceso o responsabilidades laborales.

En cambio, si eres el empleador, debes de entregarle a tu empleado cuales van hacer las responsabilidades del puesto.

Existen muchas empresas, nacionales como extranjeras, que trabajan bajo la metodología de objetivos o calificaciones.

¿Cuál es la diferencia de entre objetivos y calificaciones?

Trabajar por objetivos significa que dentro de un tiempo limitado debes de cumplir las condiciones indicadas.

Claro está, el empleador debe de conocer a la persona que le está confiriendo el trabajo y que sus cualidades ayuden a conseguir los resultados.

Por otra parte, por calificaciones se considerará si ha cumplido o no su trabajo.

Es decir, el empleador deberá indicar previamente qué parámetros son considerados para su calificación.


“No tiene sentido contratar a personas inteligentes para decirles lo que tienen que hacer; contratamos a personas inteligentes para que nos digan lo que tenemos que hacer”

Steve Jobs

Después de contar con un proceso claro, empezamos a definir las prioridades.

¿Cómo organizar mi tiempo de trabajo?

10 herramientas para organización del trabajo matriz eisenhower

Existe la matriz de Eisenhower es una técnica para priorizar los requerimientos del trabajo que se necesite implementar.

Ocurre que existen un sin número de pendientes o tareas por hacer, y al final no terminamos haciendo nada.

Sin embargo, con dicha matriz, podríamos organizarnos un poco y priorizar las labores cotidianas.

En la matriz se va a encontrar 4 puntos principales:

Urgente – Importante: son tareas que colocamos de suma urgencia y principalmente, son importantes para el negocio. Normalmente, pueden ser proyectos con fecha tope.
Resultado esperarse: Ejecución inmediata

Importantes pero no urgentes: básicamente, son pendientes más de prevención y construcción que de solución inmediata.
Resultado a esperarse: Planificación.

No importantes pero sí urgentes: son lo que se conoce como “apaga incendios”, ocurre de sorpresa y necesita una solución inmediata.
Resultado a esperarse: Delegar la tarea.

Ni importantes ni urgentes: son tareas que pueden hacer perder nuestro tiempo y no poder aprovecharlos en los otros puntos. Pero que al final, podrían ser actividades agradables.
Resultado a esperarse: Descartar

En consecuencia, lo que se tendrá son acciones organizadas por orden de importancia y urgencia.

Lo importante de esto, es tener el tiempo suficiente para mantener actualizado nuestro tiempo de trabajo.

10 herramientas para organización del trabajo

Acá te compartimos herramientas que te permitirán organizar mejor tu trabajo.

Eisenhower app (Aplicación de pago)

Es una app que te ayuda a dar seguimiento a las tareas con el formato de la matriz de Eisenhower.

Solo se encuentra disponible para iPhone.

Descargar Eisenhower app aquí

Evernote

Gratuita con secciones de pago desde $7,99/mes

Es una de las app más utilizadas y famosas del mundo, dedicada a la organización de ideas, mediante notas.

No tiene un formato de matriz pero es muy buena para el cumplimiento de tareas.

Puede ayudarte con el escaneo de documentos y almacenarlos en la misma app.

Ofrece además, un servicio business para que puedan estar conectados entre 2 a más personas de tu organización.

Puedes conocer más de la herramienta en este video.

Descargar Evernote para Android

Descargar Evernote para iOS

Google Task

Gratuita, incluida en el paquete de GSuite o Gmail

Es una de las opciones que te ofrece Google para organizar tus correos y pendientes.

Cuando recibes un email de alguien y dentro tiene una tarea, puedes añadirlo a la lista de pendientes.

Puedes crear cuantas listas de pendientes desees y en cada una de ellas, colocar las tareas que desees realizar, además, de sub-tareas.

A cada una de ellas se le puede colocar una fecha para que se un recordatorio dentro del calendario de Google.

Está opción, es bastante valida para usuarios netamente Android, porque es un conjunto de herramientas que se combinan, Gmail + Google Taks + Calendar.

Descubre en la barra de Add-ons dentro de tu Gmail.

Google Keep

Gratuita.

Es una herramienta que ayuda a añadir imágenes, audio y dibujos, desde el móvil, tablet o computadora.

No te ofrece una calendario pero si un formato de listado con check para seleccionar cuando hayas finalizado la tarea.

Lo interesante de Google Keep es que puedes diferenciar cada nota con color y de esa manera, distribuir tu trabajo de manera eficaz.

Puedes descubrir más en este interesante video.

Descargar Google Keep para Android

Descargar Google Keep para iOS

Trello

Gratuita, con secciones de pago desde $9,99/mes

Es una app que puedes usar en cualquier plataforma digital y además, compartir con tus colegas de trabajo.

Básicamente es un tablero que está dividido en tarjetas y cada una de ellas, pueden ser llenadas con tareas y sub-tareas.

Puedes tener cuantos tableros o tarjetas deseas.

Ofrecen versiones Business y Gold para negocios que deseen mantenerlo como herramienta incondicional en su trabajo.

Una de las ventajas es que se unifica con Gmail y puedes añadirse tareas ahí mismo.

Lo malo, es que se añade todo el texto de email y si hay que colocar archivos adjuntos, se debe de hacer por separado.

Acá hay un post que habla acerca de cómo aprovechar Trello

Descargar Trello – Android

Descargar Trello – iOS

Asana

Gratuita, con secciones de pago desde $10,99/mes

Es una herramienta de organización de tarea, ideal para trabajar en equipo.

Cuenta con un calendario y puede colocarse repeticiones de tareas y fechas de finalización.

Se pueden crear diferentes equipos de trabajos y también, se puede utilizar dentro del Gmail.

Lo único malo es que si se desea añadir más equipos de trabajo, debes de utilizar las opciones de pago para incrementar dichos equipos.

Puedes conocer más acerca de esta herramienta a través de este video.

Descargar Asana para Android.

Descargar Asana para iOS

Slack

Gratuita – secciones de pago desde $6,67/mes.

Es un reemplazo de las bandejas de entradas de correos electrónicos a conversaciones con los equipos.

Puede utilizarse para grandes grupos de trabajo y conocer el status de cada una de los proyectos.

Lo interesante es que es un medio de comunicación que puede ser compartido con clientes, para presentar propuestas, es una de las tantas opciones que se pueden considerar.

Pueden descubrir más de Slack acá.

Descargar Slack para Android

Descargar Slack en iOS

Todoist

Gratuita.

Es una herramienta específica para tareas, definiendo fechas para su finalización.

Lo interesante de la herramienta es que te comparte un avance progresivo de tus tareas finalizadas.

Principalmente, para comprender tu progreso sobre cada uno de tus pendientes.

Puedes usarlo también en tu ordenador, es práctica para el emprendedor que está iniciando.

Puedes descubrir más acá.

Descargar Todoist para Android

Descargar Todoist para iOS

Notion

Gratuita, con secciones de pago desde $5/mes.

Es una herramienta de planificación de actividades que funciona por páginas creadas.

Lo interesante es que se puede crear hasta 1.000 páginas para poder colocar pendientes y compartirlas con el equipo.

Te ofrece paquetes desde $4 hasta $20 (empresarial).

Esta herramienta es recomendada hasta para la vida diaria.

Aprende más de la herramienta acá.

Descargar Notion para Android

Descargar Notion para iOS

Microsoft To-Do (antes Wunderlist)

Gratuita, con secciones de pago desde $5 por usuario, incluye Microsoft 365.

Es una herramienta para planificación de tareas diarias o planificadas para otras fechas.

Es una herramienta ideal para las personas que usan el sistema Microsoft o herramientas de la misma empresa, para realizar tareas.

Descubre más acá.

Descargar Microsoft To Do para Android

Descargar Microsoft To Do para iOS

Las 10 herramientas para organización de trabajo es un resumen de algunas opciones que tiene el emprendedor para su uso.

Conclusiones

  • Podrán existir millones de herramientas para organización de trabajo pero solo dependerá del uso que se les otorge.
  • Organizar el trabajo es la parte vital del crecimiento de una organización.
  • Es difícil aceptarlo pero a veces, es necesario implementar un equipo para poder crecer.
  • Todas las herramientas son buenas y también malas, dependerán exclusivamente para que las vamos a utilizar.
  • Para las organización de tareas para microempresas podrían utilizar todo el paquete de G Suite junto con alguna herramienta compartida, como por ejemplo: Trello o Asana.
  • Si desean utilizarla entre su vida privada junto con su negocio, Notion es una gran herramienta.
  • Si es para dar un seguimiento de tareas podría ser el Todoist.
  • Para evitar correos electrónicos o pérdida de información relevante para tu negocio, Slack es una excelente opción.

Pueden utilizar las 10 herramientas para organización del trabajo pero el factor clave es el ser humano.

Sin esa persona detrás de la pantalla, no sirven nada.

En fin, la organización depende de ti.